Bedrifter som møter seg bort fra ledelsesansvaret.

Overdreven møteaktivitet vil føre til at dbedriftsens ledere mister verdifull tid med sine ansatte.
Når møter blir en konstant i hverdagen vil det undergrave produktiviteten, hemme innovasjon og skape en følelse av utbrenthet blant de ansatte.
Disse bedriftene produserer en ledersituasjon med fravær av nærvær!

Hva er det som kjennetegner bedrifter som møter seg ihjel?

• Møter uten klare mål:
  Mange møter mangler en tydelig agenda eller konkrete mål og arrangeres kun for møtets skyld av folk som ikke klarer å fatte selvstendige beslutninger eller som rett og slett prøver å virke aktive ved å stadig kalle inn til møter på alt og ingen ting.
  Dette fører til lange, utdragende diskusjoner som sjelden fører til konkrete beslutninger.
  
  
• For mange møter:
  En overflod av møter kutter inn i den tiden som kunne vært brukt på mer produktive oppgaver. Det vil også føre til "møtefatigue" hos de ansatte.
  
  
• Dårlig møtehygiene:
  Manglende forberedelse, avbrudd og sidediskusjoner kan gjøre møter ineffektive og frustrerende.
  
  
• Møter som kunne vært e-poster:
  Ikke alle diskusjoner krever et møte. Noen ganger kan en enkel e-post være like effektiv.
  
  
• Manglende fleksibilitet:
  En rigid møtekalender som ikke tar hensyn til endrede behov eller prioriteringer vil være kontraproduktiv.
  
  
• Møter som kun er for møtets skyld:
  Noen møter blir holdt bare fordi det alltid har vært sånn, eller for å opprettholde en viss status quo.

Konsekvenser av for mange møter:

Redusert produktivitet:
Tid brukt i møter er tid som ikke brukes på å utføre arbeidsoppgaver.

Dårligere kommunikasjon:
For mange møter vil fort føre til at viktig informasjon går tapt eller misforstås.

Økt stressnivå:
Konstante møter vil føre til økt stress og utbrenthet blant de ansatte.

Svekket beslutningstaking:
For mange møter vil ofte føre til at beslutningsprosesser blir trege og ineffektive.

Dårligere samhandling:
Når ledere er fraværende i sine avdelinger, vil dette svekke samholdet og tilliten mellom leder og medarbeidere.

Hva kan gjøres for å redusere unødig møteaktivitet og heller fokusere på ledelse?

Vær kritisk til behovet for møter:
Still spørsmålene: Må vi virkelig ha dette møtet? og Hva er målet med dette møtet?

Ha en klar agenda:
En tydelig agenda sikrer at møtet holder seg på sporet og at alle vet hva som skal diskuteres; og om det er nødvendig at dette må løses i et møte.

Prioriter ansikt-til-ansikt-samtaler:
Ofter er en kort samtale mer effektiv enn et langt møte.

Evaluer møter:
Etter hvert møte, ta deg tid til å evaluere om det var effektivt og hva som kunne vært gjort bedre.

Ved å være bevisst på hvordan møter påvirker organisasjonen, kan ledere redusere antall møter og øke produktiviteten. Det handler om å finne en balanse mellom samarbeid og individuell arbeid.

Overdreven møteaktivitet er  så absolutt et symptom på manglende kompetanse, vilje eller mot hos den som innkaller til møtene.
Her er noen argumenter til hvorfor jeg påstår at dette ofte er tilfelle:

Unngåelse av ansvar:
Ved å innkalle til stadig nye møter vil en leder eller medarbeider kunne utsette beslutninger og unngå å ta ansvar for konsekvensene.

Kompensasjon for manglende kunnskap:
Hvis en person føler seg inkompetent og usikker på et tema, vil de innkalle til et møte for å redde seg fra å røpe sine mangler ved å få andres innspill og dermed dele ansvaret for beslutningen.
Innspill fra andre er viktig, men når dette blir et middel for å få andre til å fatte beslutninger som du selv skal være kompetent til å fatte i din stilling så er dette missbruk av andre og deres tid.

Manglende tillit til andre:
En leder som ikke stoler på at medarbeiderne kan løse oppgaver på egenhånd, vil føle behov for å ha hyppige møter for å ha kontroll.

Utydelig rollefordeling:
Hvis det er uklare roller og ansvar i organisasjonen, vil det føre til at det innkalles til mange møter for å avklare hvem som skal gjøre hva.

Dårlig strukturert arbeid:
Manglende evne til å planlegge og organisere arbeidet vil føre til at det blir nødvendig med mange møter for å holde oversikt.

Andre mulige årsaker til overdreven møteaktivitet:

Kulturelle faktorer:
I noen organisasjoner er det en sterk møtekultur, og det kan være vanskelig å bryte med denne.

Teknologiske begrensninger:
Hvis kommunikasjonen i organisasjonen er dårlig, kan det føre til at det blir nødvendig med flere møter for å få alle på samme side.

Overdreven møteaktivitet er ofte et symptom på flere ulike problemer i en organisasjon. Ved å analysere årsakene til de mange møtene vil man kunne identifisere og løse de underliggende problemene og dermed øke effektiviteten og produktiviteten.

TID OG LYST TIL Å LEDE
En leder som konstant deltar i møter fremfor å prioritere ledelse av egen avdeling er ikke  en god leder.

Selv om møter kan være en viktig del av en leders arbeidshverdag, er det også avgjørende å bruke tid på andre ledelsesoppgaver.
En god leder bør kunne balansere ulike oppgaver, slik som:

Strategisk tenkning:
Å utvikle langsiktige planer og visjoner for avdelingen.

Motivasjon og utvikling av medarbeidere:
Å gi tilbakemeldinger, coaching og støtte til medarbeiderne.

Bygging av relasjoner:
Å bygge sterke relasjoner både internt og eksternt.

Delegering:
Å overføre oppgaver og ansvar til medarbeidere for å frigjøre tid til mer strategiske oppgaver.

Hvorfor er det være problematisk om en leder er for opptatt av møter for møtenes skyld/eller bare av sedvabe?

Mindre tid til medarbeiderne:
Medarbeiderne vil føle seg oversett og ikke verdsatt hvis lederen er konstant opptatt i møter.

Dårligere beslutningstaking:
For mange møter vil føre til at beslutningsprosesser blir trege og ineffektive.

Redusert produktivitet:
Tid brukt i møter er tid som ikke brukes på å utføre arbeidsoppgaver.

Svekket tillit:
Hvis lederen ikke er tilstede og tilgjengelig for medarbeiderne så vil det svekke tilliten og motivasjonen.

Når kan det være nødvendig for en leder å delta i mange møter?
Det er selvfølgelig situasjoner hvor det er nødvendig for en leder å delta i mange møter, for eksempel ved store endringer i organisasjonen eller ved kriser.
Men det er viktig at lederen også sørger for å prioritere andre oppgaver og ikke lar møtene ta overhånd.

En god leder skal kunne balansere ulike oppgaver og ikke la møtene ta overhånd.
Ved å være bevisst på hvordan møter påvirker organisasjonen så vil ledere redusere antall møter og øke produktiviteten.
Det handler om å finne en balanse mellom samarbeid og individuell arbeid.